Do uspešne kandidature v treh korakih: Za navdih!

/
Center Ustvarjalna Evropa v Sloveniji je 3. septembra 2015 v spodbudnem ozračju Muzeja za arhitekturo in oblikovanje (MAO) organiziral seminar iz niza »Do uspešne kandidature v treh korakih: Za navdih!«. Spodnje poročilo s seminarja, katerega osrednji gost je bil g. Geoffrey Brown, mednarodno uveljavljeni strokovnjak s področja evropskega financiranja in menedžmenta v kulturi, ponuja koristne napotke za vse, ki razmišljate o razpisu za evropske projekte sodelovanja v okviru Ustvarjalne Evrope (podprogram Kultura).

Posnetki Za Navdih / Get Inspired:
– Do uspešne kandidature v treh korakih (povzetek)
– Razvoj občinstev (predstavitev Egle Delutvaite, CED LT)
– Pogovor z izkušenimi
– Kako uspešna je Slovenija? (izjava Geoffrey Browna)
– Projekti sodelovanja (Ines Kežman, CED SI)

Seminar je še posebej koristil vsem, ki pripravljajo prijavo oz. projekt za aktualni ali prihodnje razpise. Do vrste koristnih nasvetov so prišle tako izkušene organizacije, ki imajo pod streho že več projektov, kot novinci, za katere se najbrž ravnokar približujejo napeti trenutki. Na podlagi dolgoletnih izkušenj z vodenjem, svetovanjem in povezovanjem je ekipa CED Slovenija organizirala dogodek, na katerem ni manjkalo premišljenih nasvetov gostov, ki so sami že šli skozi ta postopek.

Dogodek sta odprla Mateja Lazar, vodja CED Slovenija za podprogram Kultura, in Matevž Čelik, direktor MAO, ki je pred kratkim prejel podporo programa Ustvarjalna Evropa za evropske platforme. Po uvodnih besedah je Ines Kežman iz ekipe CED Slovenija predstavila smernice in novosti letošnjega razpisa. Za razliko od preteklih razpisov je prednostih nalog zdaj pet in udeleženci lahko izberejo največ tri izmed njih: 1) nadnacionalna mobilnost; 2) razvoj občinstva; krepitev zmogljivosti s poudarkom na 3) digitalizaciji, 4) novih poslovnih modelih, 5) izobraževanju in usposabljanju. Če vaš projekt ne obravnava vsaj ene od teh prednostnih nalog, ne bo ocenjen kot primeren za program Ustvarjalna Evropa, zato je priporočljivo, da ga ustrezno preoblikujete.

Eglė Deltuvaitė iz CED Litva je nato podrobno predstavila ključno prednostno nalogo razpisa – razvoj občinstva, vključno s primeri inovativnih projektov, pri katerih razvoj občinstva ni bil namenjen samo povečanju občinstva, ampak tudi pomoči občinstvu pri pridobivanju novih znanj ali ustvarjanju novih umetniških del skupaj z občinstvom. Pri razvoju tega vidika projektne ideje je priporočljivo, da upoštevate vse tri perspektive.

Nato nas je osrednji gost seminarja Geoffrey Brown, direktor organizacije za podporo kulturi Euclid iz Manchestra (VB) popeljal skozi pragmatičen in praktičen postopek samopresoje z naslovom “Ali sem pripravljen? 39 korakov …”. Udeleženci seminarja so morali pri vsakem vprašanju presoditi, kako “pripravljeni” so na prijavo na razpis za projekte sodelovanja z ocenami od 1 do 5. Vprašalnik je zajemal tehnične vidike pripravljenosti (koda PIC, poročilo o dejavnostih, pooblastila, proračun) ter ustvarjalne in strukturne vidike (inovativna zamisel, dejavnosti, evropska razsežnost, partnerstvo). Pri vsakem od 39 vprašanj je Geoffrey predstavil primere značilnih odgovorov za 1, 3 in 5 točk. Samopresoja je priročno orodje, s katerim lahko organizacije ugotovijo, na katerih področjih prijavnega postopka so še pomanjkljivosti in bi morali projekt izpopolniti. Koliko točk je dosegla vaša organizacija?

Po odmoru je Geoffrey vodil razpravo, v kateri so sodelovali Rasa Antanavičiūtė (umetniška kolonija v Nidi, vilenska Akademija za umetnost), Matevž Čelik (Muzej za arhitekturo in oblikovanje, Ljubljana), Nino Flisar (založba Pivec, Maribor), Andreja Hribernik (Koroška galerija likovnih umetnosti, Slovenj Gradec), Alenka Korenjak (društvo ProstoRož, Ljubljana) in Alma R. Selimović (zavod Bunker, Ljubljana). Predstavili so svoje vzpone in padce, izzive in dosežke pri preteklih in trenutnih projektih, ki so prejeli podporo EU.

Po razpravi je Geoffrey na kratko predstavil programa Erasmus+ in Evropa za državljane. Čeprav je vsak od njiju posvečen specifičnim področjem in prednostnim nalogam, lahko programa omogočata podporo tudi za specifične kulturne projekte.
Geoffrey je nazadnje predstavil nekaj dragocenih napotkov, kako pripraviti uspešno prijavo ali vsaj poskrbeti za najboljši možni uspeh. V spodnjih dveh seznamih so povzeti nasveti Geoffreya in ostalih udeležencev razprave. Prvi seznam zajema predvsem iz Geoffreyevih »39 korakov«, drugi pa iz razprave in Geoffreyeve sklepne predstavitve.

……………………………………………

Če izpolnjujete naslednje točke, ste pripravljeni na prijavo dobrega evropskega projekta sodelovanja:

1.    Prepričani ste, da ste vi in vaši partnerji upravičeni do kandidature. To vključuje na primer pridobitev kode PIC, minimalno število let delovanja, iz katere države so vaši partnerji itd.
Pomembno: Organizacije se morajo prek spleta registrirati, da pridobijo kodo PIC in šele nato lahko ustvarijo e-prijavnico, zato se je priporočljivo čim prej registrirati.
2.    Imate dobro sestavljeno ekipo partnerjev in pridruženih partnerjev. To zajema tako geografsko lokacijo, velikost, vrsto, izkušenost, poslanstvo kot projektne dejavnosti partnerjev ter, kaj bo vsak od njih prispeval k projektu.
Pomembno: Čeprav ni nujno, je priporočljivo imeti vsaj enega partnerja več od minimalnega zahtevanega števila. Če kateri od partnerjev odstopi od projekta, lahko nadaljujete brez njega, medtem ko se dogovorite o spremembi sporazuma z Izvajalsko agencijo EACEA.
3.    Opredelili ste prednostne naloge – oziroma ste cilje projekta uskladili z najmanj eno in največ tremi od petih prednostnih nalog za projekte sodelovanja v okviru Ustvarjalne Evrope (podprogram Kultura): mobilnost, razvoj občinstva in krepitev zmogljivosti z digitalizacijo, novimi poslovnimi modeli ali izobraževanjem in usposabljanjem.
4.    Projekt je skladen z lokalnimi, regionalnimi in/ali nacionalnimi prednostnimi nalogami. Geoffrey je dobro pojasnil, kako pomembno je to vprašanje, saj želi EU zagotoviti, da ne izpolnjuje samo svoje agende, ampak tudi agende na lokalni, regionalni in nacionalni ravni. Ni nujno, da je projekt povezan z vsemi tremi ravnmi ali s prednostnimi nalogami mest/regij/držav vseh partnerjev, je pa bistveno, da je povezan vsaj z eno od teh ravni pri enem partnerju projekta.
5.    Vaš projekt ima jasno evropsko razsežnost, ki vključuje pojem evropske “skupne kulturne dediščine” (glej Pogodbo o EU) in je povezana z smernicami iz strategije Evropa 2020 (npr. brezposelnost, inovacije, podnebne spremembe, delovna mesta in znanje, več mladih v izobraževalnih programih). Poskrbite, da projekt geografsko pokriva evropsko celino ter izraža raznolikost in kompleksnost življenja v Evropi danes. Koristno je tudi, če se projekt nanaša na smernice, predvidene za Evropo prihodnosti.
6.    Projekt ima jasen dolgoročni učinek v smislu, da bo “zapuščina” projekta “živela” tudi po zaključku in imela dolgotrajnejši vpliv. Jasno in s preprostimi besedami opišite, kaj je to in komu je namenjeno.
7.    Jasno ste opredelili bistveno idejo projekta in cilje, ki bi jih radi dosegli. Poznate razliko med cilji in rezultati projekta, ki ste jih opredelili skupaj s partnerji (seveda v skladu z vsemi zgornjimi navedbami).
8.    Sestavili ste dobro opredeljen in premišljen delovni program, iz katerega je razvidno, kako boste dosegli želene cilje, ki ste jih navedli.
9.    Izdelali ste podroben proračun, ki natančno ustreza delovnemu programu in je bil dogovorjen in usklajen z vsemi partnerji, ki zato razumejo podrobnosti glede razporeditve sredstev, metode finančnega upravljanja, morebitnih težav z denarnim tokom in razreševanja sporov ter soglašajo z njimi. Priporočljivo je, da proračun pripravite v obliki, ki jo bodo zlahka razumeli vsi partnerji, in ga potem preoblikujete tako, da ustreza obrazcu za proračun v prijavi. Podrobnosti o proračunu in finančnem upravljanju so tudi osnova za sporazum o sodelovanju, ki ga morate predložiti v prijavi.
10.    Veste, kako in koga boste obveščali o dejavnostih in rezultatih projekta. To je zelo pomemben del projekta, ki pa je pogosto zanemarjen na račun vsebine. Komunikacija in razširjanje obsegata 20 odstotkov vseh točk, ki jih lahko dosežete s prijavo. Dobro je razmisliti, kako se boste s partnerji lotili komunikacije, trženja in promocije na sodoben in inovativen način, zlasti v zvezi s prednostnimi nalogami, povezanimi z razvojem občinstva in krepitvijo zmogljivosti z digitalizacijo. Ne gre samo za promocijo vaših dejavnosti, ampak za zgodbo, ki bi jo radi o projektu povedali in vrednosti, ki jo bo prinesel.

……………………………………………

Dodatni nasveti in zvijače za uspešno prijavo in projekt:

1.    S partnerji se osebno srečajte in skupaj dogovarjajte o razvoju in sooblikovanju projekta. O nekaterih zadevah se je težko dogovarjati po e-pošti ali prek videokonference. Zlasti kadar sodelujete z novimi partnerji, boste na osebnem srečanju lažje spoznali njihov način vodenja, njihovo estetiko in želje. Druženje ob jedi je lahko koristno tudi pri sprejemanju odločitev in oblikovanju skupne vizije.
2.    Prijave ne pripravljajte sami. Uspešnega projekta ne morete izvesti sami in to naj velja tudi za prijavo. Če za pomoč pri prijavi najamete zunanjega sodelavca, tudi od njega ne pričakujte, da bo lahko vse opravil sam.
3.    Ne pozabite poudariti “evropske dodane vrednosti”. Čeprav se ta izraz v programu Ustvarjalna Evropa ne uporablja tako pogosto kot v predhodnih programih, je še vedno koristen za sporočanje, kaj nameravate doseči z evropskimi sredstvi, česar brez njih ne bi mogli. S tem izrazom je povezan tudi pojem evropska razsežnost, ki se nanaša na to, kako se lahko projekt (ali vsaj nekateri njegovi vidiki) okrepi na evropski ravni, kar lahko zadeva domet, fokus ali pomen. Čeprav se zdi očitno, mnogi prosilci v prijavi pogosto pozabijo poudariti oba omenjena vidika.
4.    Pozanimajte se, koliko časa potrebujete za pridobitev potrebnih podpisov vseh partnerjev na dokumentih. Pogosto oseba, s katero sodelujete pri razvoju projekta, ni pooblaščena za podpisovanje različnih dokumentov, kot so pooblastilo, sporazum o sodelovanju, podrobni proračun, obrazci o finančni sposobnosti itd. Večje ustanove imajo zapleteno strukturo vodenja, zato lahko pridobitev podpisa traja dlje kot teden dni, v nasprotju z malimi organizacijami, v katerih je oseba, ki pripravlja projekt, tudi podpisnik. Pripravite načrt, ki predvideva nepričakovane zaplete, kot so potovanja, bolezni in druge vrste odsotnosti.
5.    Izpilite poročila o dejavnostih organizacije in svoje življenjepise. Mogoče se vam zdijo najmanj pomemben del prijave, vendar so ključni za dokazovanje izkušenosti organizacije na področju projekta. Poročila o dejavnostih razkrivajo tudi evropske izkušnje in celo finančno zmogljivost organizacije (povedano drugače: kaj je bila organizacija sposobna doseči tudi z omejenimi sredstvi). Na podlagi tega, kako sposobni ste osvetliti, povzeti in promovirati pretekle dejavnosti, bo izbirna komisija presojala, kako boste za te vidike poskrbeli pri tem projektu v prihodnosti.
6.    Napisali ste celovit, natančen in privlačen povzetek projekta. To besedilo bo EU uporabila v promocijske namene. Ko zapišete ime projekta, imena in države partnerjev ter nekaj besed o ciljih projekta, vam ne ostane več veliko prostora, saj je besedilo omejeno na 2000 znakov. Izkoristite vsako besedo!
7.    Navedbe o predvidenih dejavnostih ali ciljih projekta podprite z jasnimi in konkretnimi primeri.
8.    Delovni program naj bo čim bolj konkreten, vendar tudi prilagodljiv. Organizacija lahko npr. pod kategorijo “simpozij” uvrsti različne dejavnosti in se šele pozneje odloči, ali bo to konferenca ali delavnica.
9.    Udeleženci razprave so pogosto omenjali težave zaradi nezanesljivih partnerjev, zato je prava rešitev za to: bodite zanesljiv partner. Bodite odzivni, hitro dostavljajte dokumente vodji projekta, izpolnjujte svoje obljube, dejavno prispevajte in sporočajte težave, dokler so še obvladljive. Večina organizacij ima premalo zaposlenih in je v časovni stiski, zato ne prispevajte k zaostankom!
10.    Postavite si visoke, vendar uresničljive cilje. Sodelujoči so poudarili, da ne poskušajte opraviti vsega v enem projektu in ne obljubljajte preveč naenkrat. V prijavo ne zapisujte načrtov samo zato, ker dobro zvenijo, če jih vaša organizacija nima resnega namena uresničiti. Ne pozabite, da boste morali obljubljeno tudi izpolniti ali pa pojasniti projektnemu referentu EACEA, zakaj tega ne morete storiti.

……………………………………………

Kljub izzivom, ki spremljajo prijavljanje in morebitno vodenje evropskega projekta, so se sodelujoči strinjali, da jih je vredno prestati, saj dobite poleg denarja za zamisli, ki jih drugače ne bi mogli uresničiti, tudi enkratno priložnost za spoznavanje novih sodelavcev ali za nove načine sodelovanja z ljudmi, ki jih že poznate. Razširite lahko tudi svoje kompetence in sodelujete pri ustvarjanju nečesa pomembnega na evropski ravni.

Pripravila: Jana Renée Wilcoxen

Več informacij o razpisu tukaj.